Anualmente, as sociedades anônimas e as sociedades limitadas devem realizar a assembleia geral ordinária (“AGO”) e reunião anual de sócios, respectivamente, nos 4 primeiros meses seguintes ao término do exercício social. Considerando que a maioria das sociedades encerrou o exercício em 31 de dezembro de 2024, o prazo para a realização dos conclaves anuais encerrará em 30 de abril de 2025, sendo essencial que os documentos e trâmites necessários sejam organizados antecipadamente para o cumprimento do prazo.

As reuniões e assembleias anuais devem ser realizadas para:

• Tomar as contas dos administradores;
• examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras do exercício anterior;
• Deliberar sobre a destinação dos resultados (aprovando, inclusive, a distribuição antecipada – proporcional ou não – do ano anterior); e
• Eleger ou renovar o mandato dos administradores, quando aplicável.

A correta realização dos conclaves anuais depende do cumprimento de determinados procedimentos, como a disponibilização com antecedência dos documentos que dão suporte às deliberações, a eventual necessidade de publicar o edital de convocação na forma e prazo exigidos pela legislação, a formalização em ata das deliberações tomadas e o arquivamento da ata perante a Junta Comercial competente.

Destacamos que a aprovação sem reserva das contas e das demonstrações financeiras é essencial para a exoneração de responsabilidade dos administradores em relação aos atos praticados durante o exercício social. Além disso, a distribuição antecipada de lucros será regularizada nessa oportunidade, não abrindo margem para discussões e questionamentos futuros.

A equipe de Direito Societário do Renault Advogados está à disposição para auxiliá-los no endereçamento do assunto, bem como para assessorá-los para o cumprimento dos atos mencionados acima.